Privacy, eenvoudig uitgelegd.

01

Wie is verantwoordelijk?

HMOOD verwerkt persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Vragen over privacy kun je sturen naar hei@hmood.no.

02

Gegevens die kunnen worden verwerkt

Wanneer je het contactformulier gebruikt, kan HMOOD de volgende gegevens ontvangen:

• naam
• bedrijfsnaam, indien opgegeven
• e-mailadres
• telefoonnummer, indien opgegeven
• waar de aanvraag over gaat
• inhoud van de projectbeschrijving

Technische leveranciers kunnen daarnaast noodzakelijke technische gegevens verwerken, zoals het IP-adres en operationele logs, voor beheer, beveiliging, spambescherming en levering van de aanvraag.

03

Uitgenodigde klantaccounts

Wanneer een account wordt geactiveerd, bewaart de website het e-mailadres, de accountstatus, de organisatiekoppeling, tijdstippen van e-mailverificatie en wachtwoordwijziging en een veilige wachtwoordhash. Het wachtwoord zelf wordt niet opgeslagen.

Tijdgebonden uitnodigings- en resettokens worden alleen als hash opgeslagen en kunnen één keer worden gebruikt. Inlogsessies worden aan de serverzijde in PostgreSQL opgeslagen. Beveiligingsbeperking kan HMAC-gehashte identificatoren verwerken om misbruik tegen te gaan zonder het e-mailadres of IP-adres rechtstreeks in de rate-limit-tabel op te slaan.

04

Klantportaal

Voor uitgenodigde klanten kan het portaal de organisatienaam, projectinformatie, projectstatus, volgende stappen, gedateerde projectupdates en supportverzoeken verwerken. De gegevens worden gebruikt om de klant toegang tot de eigen klantrelatie te geven en de levering op te volgen.

Een verzoek om een account of gegevens te verwijderen wordt geregistreerd voor handmatige behandeling. Het verzoek voert geen automatische of onomkeerbare verwijdering uit. Concrete bewaartermijnen en verwijderprocedures voor portaalgegevens moeten nog worden vastgesteld.

05

Waarom de gegevens worden gebruikt

De gegevens worden gebruikt om:

• je aanvraag te ontvangen en te beantwoorden
• te begrijpen waarbij jij of je bedrijf hulp nodig heeft
• een eventuele verdere projectdialoog op te volgen
• het formulier en de website tegen misbruik te beschermen

De gegevens worden niet gebruikt voor nieuwsbrieven of reclame.

06

Rechtsgrond

De verwerking van een projectaanvraag is doorgaans nodig om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een mogelijke overeenkomst. Wanneer dit niet van toepassing is, kan de verwerking steunen op het gerechtvaardigde belang van HMOOD om relevante aanvragen te behandelen en de dienst tegen misbruik te beschermen.

Welke rechtsgrond van toepassing is, hangt af van de aanvraag en blijft onderdeel van de doorlopende privacybeoordeling.

07

Technische leveranciers

HMOOD gebruikt Resend voor de technische levering van e-mail uit het contactformulier. De aanvraag wordt naar het e-mailadres van HMOOD gestuurd en het opgegeven adres wordt als Reply-To ingesteld, zodat HMOOD direct kan antwoorden.

De website draait op Render. Resend en Render kunnen gegevens verwerken die nodig zijn voor e-maillevering, beheer, beveiliging en technische logs. Leveranciersvoorwaarden, verwerkersrelaties, verwerkingslocaties en mogelijke internationale doorgiften moeten verder worden gedocumenteerd en beoordeeld.

08

Bewaren en verwijderen

Aanvragen worden bewaard zolang dat nodig is om het verzoek en een eventuele verdere projectdialoog op te volgen. Ze worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn, tenzij HMOOD een wettelijke plicht of zakelijke reden heeft om de gegevens langer te bewaren.

De website heeft geen eigen database voor contactaanvragen. Inhoud kan wel worden opgeslagen in de e-mailsystemen die HMOOD en de leveranciers gebruiken. Een concrete verwijderprocedure moet nog worden vastgesteld en gedocumenteerd.

09

Gegevens delen

HMOOD verkoopt geen persoonsgegevens. Noodzakelijke technische leveranciers, zoals leveranciers van hosting en e-mailbezorging, kunnen gegevens verwerken voor zover dat nodig is om de website te beheren en de aanvraag af te handelen.

10

Cookies en tracking

HMOOD gebruikt geen Google Analytics, Meta Pixel of andere analyse-, advertentie- of marketingtools. Bij het inloggen plaatst de website een noodzakelijke, tijdgebonden sessiecookie voor veilige authenticatie en CSRF-bescherming. Deze wordt niet gebruikt voor analyse of marketing.

11

Je rechten

Je kunt contact opnemen met HMOOD om inzage in je persoonsgegevens, correctie of verwijdering, beperking van de verwerking of waar toepasselijk bezwaar te vragen. Je rechten kunnen afhangen van de situatie en de rechtsgrond.

Stuur je verzoek naar hei@hmood.no. Je kunt ook een klacht indienen bij de Noorse privacytoezichthouder Datatilsynet als je denkt dat je gegevens in strijd met de toepasselijke privacyregels worden verwerkt.

12

Beveiliging

HMOOD beperkt welke gegevens worden verzameld. Het contactformulier gebruikt validatie aan de serverzijde, rate limiting en eenvoudige spambescherming. Geheimen blijven op de backend en contactaanvragen worden niet in een aparte websitedatabase opgeslagen.

Geen enkele online oplossing kan volledig risicovrij worden gegarandeerd. De maatregelen moeten daarom regelmatig en bij veranderingen in beheer of leveranciers worden beoordeeld.

13

De HMOOD-assistent en OpenAI

Wanneer je de HMOOD-assistent gebruikt, worden je vragen, de paginataal en de beperkte gespreksgeschiedenis in het geopende chatvenster naar de API van OpenAI gestuurd om een antwoord te genereren. Voer geen gevoelige persoonsgegevens, wachtwoorden, betaalgegevens of informatie in die niet nodig is voor de vraag.

De chatbot gebruikt niet de eigen database van de website en heeft geen langetermijngeheugen, klantgegevens of toegang tot het klantportaal. Verzoeken worden verzonden met de antwoordopslag van OpenAI uitgeschakeld (`store: false`), zodat antwoorden niet worden opgeslagen om later door de HMOOD-applicatie te worden opgehaald. OpenAI geeft aan dat API-gebruik standaard nog wel in logs voor misbruikmonitoring kan worden opgenomen. Actuele leveranciersvoorwaarden en privacyafspraken moeten verder worden beoordeeld.

14

Wijzigingen in deze verklaring

Deze verklaring kan worden bijgewerkt wanneer de website, leveranciers of verwerking van persoonsgegevens veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.