Tietosuoja selkeästi kerrottuna.

01

Kuka käsittelee tietoja?

HMOOD käsittelee henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Tietosuojaa koskevat kysymykset voi lähettää osoitteeseen hei@hmood.no.

02

Käsiteltävät tiedot

Kun käytät yhteydenottolomaketta, HMOOD voi vastaanottaa:

• nimesi
• yrityksen nimen, jos annat sen
• sähköpostiosoitteesi
• puhelinnumerosi, jos annat sen
• yhteydenoton tyypin
• projektin kuvauksen

Tekniset palveluntarjoajat voivat lisäksi käsitellä toiminnan, turvallisuuden, roskapostisuojauksen ja toimituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten IP-osoitteita ja teknisiä lokitietoja.

03

Kutsuun perustuvat asiakastilit

Kun tili aktivoidaan, sivusto tallentaa sähköpostiosoitteen, tilan, organisaatioyhteyden, vahvistus- ja salasananvaihtoajat sekä turvallisen salasanatiivisteen. Itse salasanaa ei tallenneta.

Kutsu- ja salasananvaihtotunnukset ovat määräaikaisia, kertakäyttöisiä ja tietokantaan tallennetaan vain niiden tiivisteet. Palvelinpuolen istunnot tallennetaan PostgreSQL-tietokantaan. Turvarajoitukset voivat käyttää HMAC-tiivistettyjä tunnisteita ilman, että sähköposti tai IP-osoite tallennetaan suoraan niiden tauluun.

04

Asiakasportaali

Portaalissa voidaan käsitellä organisaation nimeä, projektien tietoja ja tiloja, seuraavia vaiheita, päivityksiä ja tukipyyntöjä, jotta asiakkaalle voidaan tarjota oma työtila ja palvelu voidaan toteuttaa.

Poistopyyntö tallennetaan manuaalista käsittelyä varten eikä se käynnistä automaattista tai peruuttamatonta poistamista. Säilytysajat ja poistomenettelyt on määriteltävä ennen todellisten asiakastietojen käyttöä.

05

Miksi tietoja käytetään

Tietoja käytetään:

• yhteydenoton vastaanottamiseen ja siihen vastaamiseen
• sinun tai yrityksesi tarpeen ymmärtämiseen
• mahdollisen projektikeskustelun jatkamiseen
• lomakkeen ja sivuston suojaamiseen väärinkäytöltä

Tietoja ei käytetä uutiskirjeisiin tai mainontaan.

06

Käsittelyn oikeusperuste

Yhteydenoton käsittely on yleensä tarpeen, jotta pyynnöstäsi voidaan ryhtyä toimiin ennen mahdollista sopimusta. Muissa tilanteissa käsittely voi perustua HMOODin oikeutettuun etuun käsitellä asiallisia yhteydenottoja ja suojata palvelua.

Sovellettava oikeusperuste riippuu yhteydenoton luonteesta ja kuuluu edelleen tietosuojan jatkuvaan arviointiin.

07

Tekniset palveluntarjoajat

HMOOD käyttää Resendiä yhteydenottolomakkeen sähköpostien tekniseen toimittamiseen. Yhteydenotto lähetetään HMOODin sähköpostiosoitteeseen, ja asiakkaan sähköposti asetetaan Reply-To-osoitteeksi suoraa vastaamista varten.

Sivusto toimii Renderissä. Resend ja Render voivat käsitellä toimituksen, toiminnan, turvallisuuden ja lokien kannalta tarpeellisia tietoja. Niiden ehdot, sopimukset, käsittelypaikat ja mahdolliset kansainväliset siirrot on vielä dokumentoitava ja arvioitava.

08

Säilytys ja poistaminen

Yhteydenottoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely ja mahdollinen jatkokeskustelu edellyttää. Sen jälkeen ne poistetaan, ellei laki tai muu perusteltu syy edellytä säilyttämistä.

Sivustolla ei ole erillistä yhteydenottojen tietokantaa. Sisältöä voi jäädä käytettyihin sähköpostijärjestelmiin. Tarkka poistokäytäntö on vielä määriteltävä ja dokumentoitava.

09

Tietojen jakaminen

HMOOD ei myy henkilötietoja. Tarpeelliset tekniset palveluntarjoajat voivat käsitellä niitä siinä määrin kuin sivuston ylläpito ja yhteydenoton käsittely edellyttävät.

10

Evästeet ja seuranta

HMOOD ei käytä Google Analyticsia, Meta Pixeliä tai muita analytiikka-, mainonta- tai markkinointityökaluja. Kirjautuminen käyttää turvalliseen tunnistautumiseen ja CSRF-suojaukseen välttämätöntä, määräaikaista istuntoevästettä. Sitä ei käytetä analytiikkaan tai markkinointiin.

11

Oikeutesi

Voit tilanteen mukaan pyytää pääsyä henkilötietoihisi, niiden oikaisua tai poistamista, käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Oikeutesi voivat riippua tilanteesta ja käsittelyn oikeusperusteesta.

Lähetä pyyntö osoitteeseen hei@hmood.no. Voit myös tehdä valituksen Norjan tietosuojaviranomaiselle Datatilsynetille, jos katsot, että tietojasi käsitellään sovellettavien tietosuojasääntöjen vastaisesti.

12

Tietoturva

HMOOD rajoittaa kerättävien tietojen määrää. Yhteydenottolomakkeessa käytetään palvelinpuolen validointia, pyyntöjen rajoittamista ja yksinkertaista roskapostisuojausta. Salaisuudet pysyvät backendissä, eikä yhteydenottoja tallenneta erilliseen sivustotietokantaan.

Minkään verkkopalvelun täydellistä riskittömyyttä ei voida taata. Suojatoimia on siksi arvioitava säännöllisesti sekä toiminnan tai palveluntarjoajien muuttuessa.

13

HMOOD-avustaja ja OpenAI

Kun käytät HMOOD-avustajaa, kysymyksesi, sivun kieli ja avoimen keskusteluikkunan rajallinen historia lähetetään OpenAI API:lle vastauksen tuottamista varten. Älä syötä arkaluonteisia henkilötietoja, salasanoja, maksutietoja tai kysymyksen kannalta tarpeettomia tietoja.

Chatbot ei käytä sivuston omaa tietokantaa, eikä sillä ole pitkäaikaismuistia, asiakastietoja tai pääsyä asiakasportaaliin. Pyynnöt lähetetään asetuksella `store: false`, joten vastauksia ei tallenneta HMOOD-sovelluksen myöhemmin haettaviksi. OpenAI kertoo, että API-käyttöä voidaan silti sisällyttää väärinkäytön valvontalokeihin. Ajantasaiset toimittajaehdot ja tietosuojajärjestelyt vaativat edelleen arviointia.

14

Selosteen muutokset

Tätä selostetta voidaan päivittää, jos sivusto, palveluntarjoajat tai henkilötietojen käsittely muuttuvat. Sivun yläosan päivämäärä kertoo viimeisimmän päivityksen.