Privatliv, forklaret enkelt.

01

Hvem er ansvarlig?

HMOOD behandler personoplysninger som beskrevet i denne privatlivserklæring. Spørgsmål om privatliv kan sendes til hei@hmood.no.

02

Oplysninger, der kan behandles

Når du bruger kontaktformularen, kan HMOOD modtage:

• navn
• virksomhedsnavn, hvis du oplyser det
• e-mailadresse
• telefonnummer, hvis du oplyser det
• hvad henvendelsen drejer sig om
• indholdet i projektbeskrivelsen

Tekniske leverandører kan desuden behandle nødvendige tekniske oplysninger, såsom IP-adresse og driftslogs, med henblik på drift, sikkerhed, spambeskyttelse og levering af henvendelsen.

03

Inviterede kundekonti

Når en konto aktiveres, gemmer hjemmesiden e-mailadresse, kontostatus, organisationstilknytning, tidspunkter for e-mailbekræftelse og ændring af adgangskode samt en sikker adgangskodehash. Selve adgangskoden gemmes ikke.

Tidsbegrænsede invitations- og nulstillingstokens gemmes kun som hashes og kan bruges én gang. Login-sessioner gemmes på serversiden i PostgreSQL. Sikkerhedsbegrænsning kan behandle HMAC-hashede identifikatorer for at modvirke misbrug uden at gemme e-mailadresse eller IP-adresse direkte i rate-limit-tabellen.

04

Kundeportalen

For inviterede kunder kan portalen behandle organisationsnavn, projektoplysninger, projektstatus, næste skridt, daterede projektopdateringer og supporthenvendelser. Oplysningerne bruges til at give kunden adgang til sit eget kundeforhold og følge op på leverancen.

En anmodning om sletning af konto eller data registreres til manuel behandling. Anmodningen medfører ikke automatisk eller uigenkaldelig sletning. Konkrete opbevaringsperioder og sletterutiner for portaldata skal fastlægges.

05

Hvorfor oplysningerne bruges

Oplysningerne bruges til at:

• modtage og besvare din henvendelse
• forstå, hvad du eller din virksomhed har brug for hjælp til
• følge op på en eventuel videre dialog om projektet
• beskytte formularen og hjemmesiden mod misbrug

Oplysningerne bruges ikke til nyhedsbreve eller reklame.

06

Behandlingsgrundlag

Behandling af en projektforespørgsel vil normalt være nødvendig for at tage skridt på din anmodning forud for en eventuel aftale. Hvor dette ikke er relevant, kan behandlingen bygge på HMOODs legitime interesse i at håndtere relevante henvendelser og beskytte tjenesten mod misbrug.

Det relevante behandlingsgrundlag afhænger af henvendelsen og indgår fortsat i den løbende privatlivsgennemgang.

07

Tekniske leverandører

HMOOD bruger Resend til teknisk levering af e-mails fra kontaktformularen. Henvendelsen sendes til HMOODs e-mailadresse, og den adresse, du oplyser, sættes som Reply-To, så HMOOD kan svare direkte.

Hjemmesiden hostes på Render. Resend og Render kan behandle oplysninger, som er nødvendige for e-maillevering, drift, sikkerhed og tekniske logs. Leverandørvilkår, databehandlerforhold, behandlingssteder og eventuelle internationale overførsler skal fortsat dokumenteres og vurderes.

08

Opbevaring og sletning

Henvendelser opbevares, så længe det er nødvendigt for at følge op på forespørgslen og en eventuel videre projektdialog. De slettes, når der ikke længere er behov for dem, medmindre HMOOD har en retlig pligt eller saglig grund til længere opbevaring.

Hjemmesiden har ikke sin egen database til kontakthenvendelser. Indhold kan dog blive gemt i de e-mailsystemer, som HMOOD og leverandørerne bruger. En konkret sletterutine skal fortsat fastlægges og dokumenteres.

09

Deling af oplysninger

HMOOD sælger ikke personoplysninger. Nødvendige tekniske leverandører, såsom hosting- og e-mailleverandører, kan behandle oplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at drive hjemmesiden og håndtere henvendelsen.

10

Cookies og sporing

HMOOD bruger ikke Google Analytics, Meta Pixel eller andre analyse-, reklame- eller marketingværktøjer. Ved login sættes en nødvendig, tidsbegrænset session-cookie til sikker autentificering og CSRF-beskyttelse. Den bruges ikke til analyse eller markedsføring.

11

Dine rettigheder

Du kan kontakte HMOOD for at anmode om indsigt i dine personoplysninger, rettelse eller sletning, begrænsning af behandlingen eller gøre indsigelse, hvor det er relevant. Rettighederne kan afhænge af situationen og behandlingsgrundlaget.

Send din anmodning til hei@hmood.no. Du kan også klage til Datatilsynet i Norge, hvis du mener, at dine personoplysninger behandles i strid med gældende regler.

12

Sikkerhed

HMOOD begrænser de oplysninger, der indsamles. Kontaktformularen bruger server-side-validering, rate limiting og enkel spambeskyttelse. Hemmeligheder forbliver på backend, og kontakthenvendelser gemmes ikke i en separat database på hjemmesiden.

Ingen onlineløsning kan garanteres at være helt uden risiko. Tiltagene bør derfor gennemgås regelmæssigt og ved ændringer i drift eller leverandører.

13

HMOOD-assistenten og OpenAI

Når du bruger HMOOD-assistenten, sendes dine spørgsmål, sidens sprog og den begrænsede samtalehistorik i det åbne chatvindue til OpenAIs API for at generere et svar. Indtast ikke følsomme personoplysninger, adgangskoder, betalingsoplysninger eller oplysninger, der ikke er nødvendige for spørgsmålet.

Chatbotten bruger ikke hjemmesidens database og har ikke langtidshukommelse, kundedata eller adgang til kundeportalen. Forespørgsler sendes med OpenAIs lagring af svar deaktiveret (`store: false`), så svar ikke gemmes til senere hentning af HMOOD-applikationen. OpenAI oplyser, at API-brug som standard stadig kan indgå i logs til overvågning af misbrug. Gældende leverandørvilkår og privatlivsforhold kræver fortsat vurdering.

14

Ændringer i erklæringen

Erklæringen kan blive opdateret, hvis hjemmesiden, leverandørerne eller behandlingen af personoplysninger ændres. Datoen øverst viser, hvornår teksten senest blev opdateret.